Quelle est la meilleure structure de gestion : centralisée ou décentralisée?

Une gestion bien structurée de la maintenance est essentielle à l’efficacité et au bon déroulement des opérations. Pour réduire les coûts et garantir une bonne communication, une programmation ordonnée, une production de qualité et des performances élevées des employés et des équipements, la structure de votre service de maintenance doit être optimisée.

Mais quel type de structure peut optimiser la productivité de votre entreprise ? Votre structure de maintenance doit-elle être centralisée? Ou plutôt décentralisé?

Maintenance centralisée

Une structure de gestion de la maintenance centralisée émane d’une seule autorité, souvent la direction générale ou un responsable d’ordonnancement distinct. Toute la maintenance s’inscrit dans un calendrier principal, et les responsables de la maintenance ont très peu de contrôle sur des projets, des zones ou des sites spécifiques. L’autorité de maintenance est chargée de s’assurer que toutes les ressources sont disponibles, que la programmation n’entre pas en conflit et que toutes les politiques et procédures sont correctement suivies.

Maintenance décentralisée

Une structure de gestion de la maintenance décentralisée répartit l’autorité en matière de maintenance entre différentes branches et différents secteurs. La direction de niveau inférieur assume la responsabilité de l’ordonnancement de la maintenance et chaque gestionnaire a souvent d’autres responsabilités que l’ordonnancement de la maintenance. Au sein de l’organisation, il y aura plusieurs responsables de la maintenance qui coordonneront l’utilisation des équipements appropriés et des autres ressources.

Maintenance centralisée : Est-ce la bonne solution pour votre entreprise?

Selon Aberdeen Research, les organisations ayant des systèmes de gestion de maintenance centralisés constatent une réduction de 28 % des coûts de maintenance et une augmentation de 20 % du temps de disponibilité des équipements. Cette structure peut être particulièrement bénéfique pour les petites entreprises et organisations.

Une personne qui supervise l’ensemble de la maintenance ne peut fonctionner que si elle connaît suffisamment les spécificités de chaque projet, ce qui ne serait tout simplement pas le cas dans une grande entreprise.

Les structures de gestion centralisée de la maintenance peuvent éliminer la confusion et les erreurs de communication dans votre organisation. Avec une seule autorité prenant en charge la maintenance, moins de temps peut être consacré à la vérification double et triple des horaires grâce à une personne coordonnant la maintenance interconnectée de l’organisation.

La personne responsable de la maintenance devra avoir une bonne compréhension des ressources et des actifs de l’organisation pour les distribuer correctement. Avec un responsable de la maintenance bien informé (qu’il s’agisse de la direction générale ou d’une entité distincte), la maintenance se déroulera sans problème.

Si vous avez une petite entreprise, la maintenance centralisée peut vous convenir.

Les avantages :

• Minimisation des conflits et de la confusion grâce à un calendrier principal et une autorité unique.
• Planification et programmation cohérentes de l’entretien en raison d’une autorité unique sur chaque projet, branche, site et équipe
• Le personnel de direction de niveau inférieur est libre de se concentrer sur le quotidien dans sa propre sphère.
• Efficacité et performance accrues des projets et des gestionnaires individuels
• Des effectifs et des ressources plus équilibrés pour chaque projet, sur la base d’une meilleure évaluation des besoins spécifiques.

Les inconvénients :

• La direction centralisée doit consacrer à la maintenance du temps et de l’énergie qui pourraient être dépensés ailleurs.
• Les décisions transmises par le sommet peuvent prendre du temps et doivent passer par plusieurs niveaux de bureaucratie.
• Ne fonctionne pas pour les grandes organisations
• Possibilité d'augmenter le retard

La maintenance décentralisée : Est-ce la bonne solution pour votre entreprise?

La maintenance décentralisée retire l’autorité à un seul endroit et la disperse. Cela peut être une meilleure solution dans les grandes organisations avec de nombreuses branches et des projets se déroulent simultanément. Un gestionnaire peut porter plusieurs chapeaux et travailler sur le projet et les calendriers de maintenance en même temps.

Les unités qui utilisent la maintenance décentralisée peuvent obtenir des résultats plus rapides et passer par des processus d’approbation moins longs. Ceux qui prennent les décisions ont souvent une connaissance plus personnelle du quotidien de l’opération spécifique qu’ils supervisent.

Les structures de maintenance décentralisées exigeront que les différents superviseurs communiquent et coordonnent la disponibilité des ressources. Une communication adéquate permettra d’assurer un calendrier d’entretien facile à gérer.

Si vous avez une grande organisation avec de nombreux programmes de maintenance à coordonner et à superviser, une organisation de maintenance décentralisée peut vous convenir.

Les avantages :

• La communication circule librement entre les différents planificateurs
• Moins d’attente pour les grandes décisions, des réponses plus rapides en cas d’urgence et un meilleur suivi.
• Une solution idéale pour les grandes entreprises
• Moins de déplacements et de temps consacrés à la maintenance par la direction de haut niveau
• Plus d’autorité dispersée dans toute l’organisation au lieu d’être concentrée en un seul endroit.
• Les décisions relatives à la maintenance sont coordonnées et partagées, ce qui allège la charge.

Les inconvénients :

• Peut accroître les erreurs de communication et la confusion
• Un partage incohérent de l’autorité peut se produire
• Les procédures et les politiques peuvent être suivies différemment dans l’entreprise.
• Les superviseurs peuvent ne pas être au courant des problèmes des autres branches, ce qui entraîne un partage inégal des ressources et des actifs.

La conclusion

L’utilisation de la bonne structure de maintenance est essentielle pour l’efficacité et la sécurité de votre lieu de travail. Une structure centralisée permet de s’assurer qu’il n’existe qu’une seule version de la vérité et de conserver toute votre maintenance en un seul endroit. L’autorité de maintenance disposerait toujours de toutes les informations et il n’y aurait que peu ou pas de confusion.

Mais une structure décentralisée pourrait permettre aux cadres supérieurs de se concentrer sur les tâches dont ils ont besoin. Elle pourrait accélérer la programmation de l’entretien et créer des employés hautement informés qui ont l’autorité mais sont dans les tranchées pour le quotidien.

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